Comment dématérialiser son processus de facturation ?

Un changement bientôt obligatoire pour de nombreuses entreprises

La Loi Macron a généralisé la dématérialisation des factures fournisseurs dans le secteur public… Après les grandes entreprises (+ de 5000 salariés) en 2017, c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire de se soumettre à l’obligation de dématérialiser les factures destinées aux clients relevant du secteur public à compter du 1er janvier 2018. Les choses évoluent, dans le public comme dans le privé. Quant à la dématérialisation des factures, elle respecte un calendrier précis et deviendra d’ici 2020 une obligation légale pour toutes les entreprises françaises traitant avec l’État et le Service Public. Encouragée par le gouvernement depuis plusieurs années, la mise en place progressive de flux de documents nativement numériques suit son cours, tendant vers plus de fluidité dans les échanges de documents.

Elle présente un nombre d’avantages non négligeables. Tout d’abord, cette démarche s’inscrit dans une approche plus respectueuse de l’environnement en réduisant de manière significative la consommation de papier et l’empreinte carbone. D’autre part, dans un monde de l’entreprise où le volume des documents à gérer augmente chaque année, la gestion des documents a un impact fondamental sur le fonctionnement même d’une structure. C’est sans surprise que l’on constate à quel point la dématérialisation des processus peut booster les performances d’une entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d’activité.

Elle se justifie par des bénéfices indéniables sur l’ensemble de la vie de l’entreprise ainsi que sur ses possibilités, tout en créant un cercle vertueux :

  • Plus de réactivité, d’efficacité et de souplesse, entraînant des prises de décisions plus rapides
  • Plus de rendement, une productivité accrue, notamment grâce au temps gagné (production, gestion et recherche de documents facilitées, etc.)
  • Une meilleure sécurité, offerte par une protection et une identification parfaites de toutes les informations numériques
  • Des processus motivants et un cadre de travail attractif pour l’ensemble des collaborateurs grâce à l’automatisation de certaines tâches ayant peu d’intérêt
  • Une satisfaction client au beau fixe

Avec une solution de dématérialisation de votre processus facturation, vous élargissez vos perspectives et gagnez en souplesse. D’un seul clic, il vous est désormais possible d’envoyer des factures via différents canaux, de suivre leur réception, leur ouverture, d’automatiser les relances… mais aussi d’offrir à l’ensemble de vos opérations une traçabilité parfaite, de permettre un accès constant aux informations ainsi que la gestion et l’archivage sécurisés de tout document entrant ou sortant.

 

 

Dématérialiser, ce n’est pas seulement numériser

La confusion entre la notion de numérisation et celle de la dématérialisation des documents est fréquente.
Numériser un document existant (texte, image, document sonore, vidéo…) c’est convertir les informations qu’il présente (contenu, caractéristiques) en données numériques pour les rendre « lisibles » ou exploitables par un système informatique (voire en faire une copie fiable ayant la même vocation probatoire qu’un original).

Dématérialiser un document est une action qui englobe la mise en place d’un dispositif complet préalable à sa création. Cette dématérialisation initiale doit répondre à certaines exigences pour lui conférer une existence numérique propre, mais aussi une valeur légale, sans nécessiter d’édition papier ou de scan.

La notion de numérisation s’applique plutôt à un document ou un ensemble de documents déjà existants alors que la dématérialisation correspond plus généralement à la mise en place d’un ensemble de procédés visant à créer et organiser la gestion de documents créés sous une forme essentiellement numérique.

Un processus de dématérialisation au service de votre facturation

Des coûts de facturation client divisés par 2, c’est ce que vous offre le choix de la transition numérique. Il est temps de se tourner vers l’avenir… Adieu éditions papier, envois, relances et gestion manuelle ! Au-delà de ces économies de moyens, toutes vos opérations comptables sont simplifiées, vous êtes en conformité avec les exigences réglementaires actuelles et à venir et vous respectez les durées de conservation des documents en toute sérénité. De votre ERP jusqu’au Système d’Archivage Électronique (SAE) à vocation probatoire, tout le traitement de votre facturation est automatisé, sécurisé et reste accessible en ligne !

Le principe est simple :

  • Vous émettez votre facture (via ERP)
  • Celle-ci est transmise de manière sécurisée à une plateforme de traitement (pour horodatage, signature électronique, journalisation)
  • Elle est ensuite intégrée à un système de suivi et de gestion, qui permet une diffusion multicanalle du document
  • Ce système rend la gestion et le suivi automatiques (relances, etc.)
  • Il simplifie aussi l’archivage : votre facture sera automatiquement classée et archivée en temps et en heure au cœur d’un système de classement qui respecte les normes légales d’archivage numérique (SAE).
  • Le document reste accessible pendant chaque étape.

Des solutions peuvent aussi être mises en place pour votre facturation fournisseurs, dans le but de simplifier et fiabiliser vos processus comptables. La numérisation fidèle rendra bientôt le papier superflu mais en attendant, il est toujours indispensable de conserver l’original de chaque facture entrante pendant 10 ans. Le passage au tout-numérique ne peut se faire du jour au lendemain : il implique la participation de tous et nécessite le passage progressif du papier à l’informatique. Cette transition est en cours, mais elle reste soumise au respect du cadre légal, notamment concernant la durée de conservation de certains originaux.

L’élaboration de votre projet de dématérialisation nécessite d’être bien accompagné

Dans le cadre de la dématérialisation de votre processus de facturation, le projet doit englober les spécificités de votre entreprise et tenir compte de vos objectifs… Mais aussi respecter vos attentes, celles de vos collaborateurs et pourquoi pas s’inscrire dans une démarche plus globale de dématérialisation de l’ensemble de vos processus métiers, afin d’assurer une parfaite cohérence et une harmonisation des tâches appréciable par tous ! Par exemple, pourquoi ne pas associer ce changement à la dématérialisation des bulletins de salaire rendue possible grâce à la Loi El Khomri ?

En amont de ces changements importants, l’étude de votre situation est indispensable. Être accompagné, guidé et conseillé par un professionnel de la transformation digitale vous aidera à affiner votre projet. Grâce à l’expérience d’un tiers expert dans le domaine, vous obtiendrez une solution adaptée à vos besoins et répondant parfaitement aux exigences réglementaires. Cette solution complète et personnalisée doit inclure vos besoins en formation mais aussi une assistance de proximité tout le long du déploiement du processus, et même après ! Un accompagnement de A à Z permet la transition numérique la plus efficace possible.

Tous les acteurs de l’entreprise étant concernés, il est conseillé de faire appel à un prestataire à l’écoute, prenant en compte la dimension humaine du projet, apte à répondre aux doutes et questions de chacun. Sous la forme d’un dispositif parfaitement intégré aux SI existants concernant la seule part de facturation, ou dans le cadre d’une opération plus large visant à optimiser la gestion documentaire de votre entreprise dans son intégralité, l’objectif est d’améliorer les performances et de réduire les coûts.

Locarchives, votre partenaire pour une transition réussie

Avec plus de 40 ans d’expertise, Locarchives dispose de l’expérience, du savoir-faire et des moyens nécessaires pour faire aboutir votre projet de dématérialisation dans les meilleures conditions. Organisme 100 % français bénéficiant de 7 certifications, labels et agréments, Locarchives se positionne actuellement comme un leader dans le domaine du traitement documentaire.

 

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