Quatre astuces pour choisir votre photocopieuse

Le bon fonctionnement de toute entreprise est lié à un certain nombre d’actions et de précautions prises en vue de faciliter le travail au sein de la structure. Parmi ces action et précautions, l’acquisition de matériels électroniques tels que la photocopieuse est d’une importance non négligeable. Matériel indispensable à l’activité de la structure, la photocopieuse permet d’effectuer la reproduction, le scannage, mais aussi l’impression des documents administratifs. Cependant, dans le but d’investir dans l’acquisition d’une photocopieuse, il est important d’observer certains paramètres importants. Découvrez dans la suite de cet article des astuces qui vous permettront de faire le choix idéal pour votre entreprise.

Définissez vos besoins

Les besoins en photocopieuse diffèrent en fonction de la fréquence d’utilisation que vous aurez à en faire. Afin de définir vos besoins, vous pourrez procéder à une évaluation en établissant par exemple un cahier de charges. Ce cahier contiendra les heures d’utilisation, la moyenne mensuelle de documents à photocopier, la puissance de la photocopieuse, l’opportunité d’un appareil sophistiqué ou non, et bien d’autres. De cette analyse, vous pourrez déduire vos besoins en fonctionnalités et évaluer la rentabilité de votre investissement.

Examinez votre budget

Primordial pour une analyse efficace, le budget permettra d’éliminer certains modèles onéreux de votre liste de choix. En plus du prix d’achat de la photocopieuse, le budget prend en compte le coût de la maintenance et d’entretien, les cartouches d’encre, le papier. Pour cela, il est conseillé de procéder à l’achat ou la location d’un appareil que vous pourrez aisément entretenir sur le long terme. Ainsi, analysez tous les coûts en lien avec l’acquisition de cet appareil puis définissez un budget à lui allouer.

Adoptez une stratégie d’acquisition optimale

À la suite de la définition de vos besoins ainsi que l’examen de votre budget, vous pourrez déduire la stratégie d’acquisition à adopter. Pour disposer d’un appareil répondant à vos besoins ainsi qu’à vos finances, il est conseillé d’explorer plusieurs techniques d’acquisition.

Achat de photocopieuse neuve ou d’occasion

Procéder à l’achat d’une photocopieuse neuve est un investissement important qui inclut un coût d’entretien non négligeable. Cependant, ce mode d’acquisition est le plus conseillé du fait de la kyrielle d’avantages qu’il présente. En effet, vous disposerez d’un appareil neuf, propriété de la structure, qui permettra à tout le personnel d’en faire usage. De plus, n’ayant jamais été utilisé, cet appareil aura une garantie de plusieurs années. Néanmoins, dans le cas où l’entreprise ne disposerait pas d’un budget important pour une acquisition neuve, elle peut se tourner vers un modèle d’occasion.

La location du matériel

Dans le cas où l’entreprise aurait uniquement des besoins ponctuels pour un délai précis, il serait judicieux d’examiner la location d’une photocopieuse. Pouvant être d’une courte ou longue durée, la location vous permet de disposer de façon occasionnelle de l’appareil dont le coût de location prend en compte l’entretien et la maintenance.

Faites jouer la concurrence

Dans le but de choisir une photocopieuse adéquate qui correspond à vos besoins, il est conseillé de faire jouer plusieurs fournisseurs en comparant les devis. Ceci vous permettra d’éliminer les fournisseurs onéreux ou ceux dont les appareils proposés sont moins performants ou ont une performance supérieure à vos besoins. Vous pourrez également grâce à cette technique négocier à la baisse le coût de prestations de chaque prestataire. Faire jouer la concurrence vous permettra de dénicher l’appareil ayant un rapport qualité/prix adéquat pour vos besoins et finances. Pour cela, il est possible de faire jouer la concurrence en passant par www.photocopieuse.net/devis.

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